Klantcases

Binnen de gemeente Twenterand worden grote digitaliseringsslagen gemaakt. Er worden verschillende projecten gestart om zowel de interne- als de externe dienstverlening te optimaliseren. Deze implementaties worden vooral vanuit de techniek ingestoken in plaats vanuit de organisatorische behoeften. Daarom heeft de gemeente de wens uitgesproken om hier een verbeterslag in te maken binnen het Sociaal Domein. MvR & Partners is gevraagd om inzichtelijk te maken waar de medewerkers tegenaanlopen in de dagelijkse werkzaamheden en wat er nodig is om de juiste verbeteringen door te voeren.  

 De eerste stap in het proces was het in kaart brengen van alle werkprocessen binnen het Sociaal Domein. Hoe wordt er gewerkt? Welke informatiebronnen worden geraadpleegd? Welke systemen worden gebruikt? Met wie en op welke manier wordt er samengewerkt? Allemaal vragen die zijn gesteld aan de medewerkers waarvan de antwoorden hebben geleid tot een visualisatie van de huidige werkprocessen. Om het beeld compleet te maken is er ook meegekeken met de werkzaamheden van de medewerkers.  

Vervolgens zijn de ervaren knelpunten binnen de huidige werkprocessen van de medewerkers op een interactieve manier inzichtelijk gemaakt. Er zijn groepssessies georganiseerd die geleid hebben tot meer bewustzijn van de eigen ervaringen door de eigen belevingen met elkaar te delen. Alle knelpunten zijn voor de beheersbaarheid van de sessies gecategoriseerd op de volgende onderdelen: ICT, Gedrag, Werkafspraken en Informatie.  Ook zijn de gewenste veranderingen tijdens de sessies geanalyseerd die volgens de medewerkers zouden kunnen bijdragen aan efficiënter, digitaler en consistenter werken binnen het Sociaal Domein.  

Daarna zijn de resultaten geanalyseerd en is er ook gekeken naar hoe andere gemeenten omgaan met (soortgelijke) knelpunten binnen het Sociaal Domein. De opgedane kennis leidde tot nieuwe inzichten die meegenomen zijn in de aanbevelingen in het adviesrapport. De aanbevelingen waren gericht op verschillende organisatieonderdelen, te weten ICT, organisatiestructuur, samenwerking en informatievoorziening. Hierbij is rekening gehouden met de urgentie en de impact van de ervaren knelpunten. Met dit adviesrapport kan het management weloverwogen keuzes maken bij (digitale) uitdagingen die leiden tot een toekomstbestendige organisatie.