Klantcases

Met de komst van de Omgevingswet wordt ketensamenwerking in het fysieke domein steeds belangrijker. Enkele Twentse gemeenten die elk behoefte hadden aan een nieuwe vakapplicatie, deden samen met de Omgevingsdienst Twente (OD Twente) mee aan de aanbesteding. Met het nieuwe PowerBrowser 2020 wilden zij hun werkprocessen en dossiervorming zaakgericht inrichten en uniform configureren, om de uitwisseling van informatie eenvoudiger te maken. 

MvR & Partners heeft OD Twente ondersteund door in de dagelijkse projectleiding te voorzien, te adviseren over de inrichting en de medewerkers te begeleiden bij o.a. de veranderde werkwijze en implementatie van het systeem. De landelijke ZTC Omgevingswet van het programma Aan de slag met de Omgevingswet werd als blauwdruk gehanteerd voor de inrichting van de processen. Belangrijke uitgangspunten waren eenmalige registratie en professionaliteit van de medewerker. In sprints leverde de leverancier de zaaktypen in clusters op en deze werden gezamenlijk met enkele projectleden en key-users van de verschillende organisaties besproken.

De OD Twente vervulde de trekkersrol gedurende het hele project, was één van de twee deelnemers van de PoC en ging op 16 september 2019 als eerste live. Een compact projectteam bestaande uit een paar projectleiders, functioneel beheerders, inhoudelijke specialisten, een adviseur kwaliteit en processen en een testcoördinator, zorgde ervoor dat alle medewerkers binnen vijf maanden tegelijkertijd overstapten op het nieuwe systeem, met als werknaam ODie. 

De gehanteerde planning en het plan van aanpak waren gebaseerd op een aantal werkpakketten zoals ‘Installatie en beheer’ (technische inrichting), ‘Inrichting PDC en ZTC, sjablonen en gebruikers’, ‘Testen’, ‘Migratie’, ‘Opleiding en ondersteuning’ en ‘Communicatie’. Iedereen binnen het team had de drive om in korte tijd een succesvolle implementatie te realiseren, en pakte zijn of haar rol goed op. Een stimulerende factor was de besluitvaardigheid van het Managementteam: met realistische verwachtingen en snelle maar weloverwogen beslissingen werd balans gevonden tussen acceptabele (tijdelijke) achteruitgang in beleving of procesuitvoering,  en voorzieningen die minimaal gerealiseerd moesten worden (al dan niet door een tijdelijke work around). Alle overige wensen voor verbetering van de werkprocessen en datakwaliteit zijn in afzonderlijke projecten opgepakt na de livegang.