Klantcases

De gemeente Alphen aan den Rijn (Kaag en Braassem en Nieuwkoop) is een van de gemeenten die al in een vroegtijdig stadium RPA hebben opgepakt voor diverse kleine processen. Omdat de kennis over RPA al in huis was, is het logisch dat ook voor de afhandeling van het Tozo proces gekeken is, zeker nadat bleek dat de systeemleveranciers geen werkend oplossing konden aanbieden. 

 

Bij de gemeente Alphen aan den Rijn zijn we het gehele proces meegemaakt. Vanaf de publicatie van het e-formulier waarbij we geadviseerd hebben over het formaat en de bijlagen die gewenst zijn, tot aan de inrichting van het Greenvalley Zaaksysteem. Maar hebben we ook de virtuele assistent gemaakt die de aanvragen oppakt en verwerkt in de Centric Suite voor Sociaal Domein. Daarbij ook de BRP en KvK checks uitvoert en vastlegt. Kortom een volledig verwerkingsproces. Het handwerk zit nu vooral in toezicht, betaling en beoordelen van sommige uitval situaties.

Doordat we bij het begin van het traject ook nog het e-formulier moest worden gepubliceerd en er veel druk was om snel te handelen, hebben we gewerkt in een breed multi-disciplinair team bestaande uit vertegenwoordigers uit de business (sociaal domein), klantcontact, applicatiebeheerders. Een groep van in totaal 8 stakeholders aan de klantzijde die hetzij vanwege beslissingsbevoegdheid of vanwege uitvoerende kennis allemaal een bijdrage konden leveren. Zo waren we in staat om onder de bezielende leiding van de proceseigenaar (Redouan Barbari) zeer snel besluiten nemen tijdens de dailysessies (2x per dag) en issues op te lossen. Maar ook belangrijk, zo had iedere stakeholder zicht op de voortgang, de issues waar we tegen aan liepen, maar ook uit eerste hand zicht op de oplossingen die we hebben gekozen. In een crisis situatie is transparantie en het voorkomen van aannames uitermate belangrijk. Hierdoor zijn we in staat geweest om ook op de spannende momenten in een crisissituatie de positieve sfeer en focus op het einddoel te behouden en volgens verwachting op te leveren.